noviembre 3

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Cómo ser una persona organizada en 5 pasos

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Hacer las cosas no requiere tanto esfuerzo; en cambio, decidir qué hacer si lo requiere.

Elbert Hubbard

Mantener todo organizado puede ser un dolor de cabeza.

En nuestro diario vivir, estamos cargados de cosas para hacer. Si no sabemos organizar todo esto, nos genera un estrés enorme y por consiguiente somos menos productivos.

Hoy quiero mostrarte cómo organizarte para poder ser más productivo y cumplir con tus proyectos.

Este método es escrito por David Allen en su libro Getting Things Done (en español, Organízate con Eficacia)

¡Comenzamos!

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Te gusta mas ver que leer? Entonces aquí puedes ver este articulo en forma de video animado 🙂

(Click aqui para ver este video en Youtube)

Si te gusta la lectura abajo puedes leer sobre 5 pasos para organizate con eficacia.

Recopilación

Es donde se recolecta toda la información sobre tus tareas o proyectos. Saca de tu cabeza todo lo que tengas que hacer y ponlo en un mismo lugar. Puede ser cualquier acción que realices en tu entorno familiar, personal y profesional.

No importa si es muy pequeño lo que tienes que hacer, por ejemplo, comprar acondicionador. Todo debes ponerlo en la bandeja de entrada.

Esta bandeja de entrada puede ser una simple hoja de papel hasta una sofisticada aplicación.

Procesar

En este paso revisaremos todo lo que hemos reunido y hacemos un análisis rápido de todo lo que está en nuestra bandeja, es aquí donde detectaremos tareas importantes y menos importantes.

Si encuentras una tarea que te lleva menos que dos minutos, es momento de levantarte y hacerla (regla de los 2 minutos). Estas pueden ser: una llamada, contestar un correo, limpiar escritorio etc, y son las cosas que no escribirás en ninguna lista de siguiente paso de “organizar”.

Puedes ver en la imagen como funciona este procedimiento.

Organizar

Crea 4 listas:

  • Lista de proyectos - son los que están formados por muchos pasos, por ejemplo, boda, cumpleaños del jefe, escribir un libro etc.

  • Lista de acciones (tareas) - estas son las que forman un proyecto, por ejemplo, en el caso de una boda, necesitas realizar las tareas de comprar vestido, alquilar local, elegir el menú etc.

  • Lista de las cosas que darás seguimiento - son las cosas (proyectos y tareas) que vas a realizar en primer lugar

  • Lista de las cosas en espera - son las cosas que esperan para su turno cuando realizas las demás

El paso de “organizar” es muy importante ya que te dira que hacer antes y después. Además de ser un motor de inspiración para dar el siguiente paso.

¿A qué me refiero con listas?

Son un conjunto de recordatorios, que puedes repasar cuando lo desees. Estas pueden ser hechas en una libreta, en un programa de ordenador o una aplicación de gestión de tiempo.

En uno de los próximos artículos hablaré sobre estas aplicaciones.

Evaluar

Significa revisar periódicamente tus actividades a realizar, debes tenerlas siempre a mano, de modo que tu mente no tenga que guardar y trabajar por no olvidar esta información.

Elige un dia a la semana donde revises todos tus proyectos, planes de proyectos activos, listas de acciones, orden del dia y proyectos en espera. Es el momento de reunir y procesar todas estas cosas de modo que estés limpio, despejado, al dia y completo.

Hacer

Los 4 pasos anteriores son menos complicados que este y con la practica, lograras realizarlos sin gastar tanto tiempo.

En la etapa “hacer” debes elegir a la vez una tarea de la lista que preparaste y realizarla. Centrate en una por una de tus tareas  y pronto logras terminar todo tu proyecto.

No olvides que, de nada sirve tener todo organizado si no lo llevas a la práctica.

Ahora ya tienes tus listas y tus proyectos divididos en acciones, céntrate en desarrollar las tareas y veras como llegas a la meta sin tanto estrés.

¡Ayudemos a otros! comparte este articulo y juntos hagamos un mundo más productivo y feliz 🙂


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  1. Hola chicos recuerdo ese libro y la verdad que es muy bueno (creo que fue el primero de productividad que leí).

    Agrego dos ideas que aplico y me dan buenos resultados: 1-Trabajar por bloques. Hay muchas tareas que se pueden agrupar y terminar de un sola vez. Con esto evitas perder el tiempo.
    2-Realizar las tareas mas importantes al despertar porque no existirán contratiempos y antes del mediodía te sentirás muy productivo por todo lo que has logrado. Un saludo.

    PD: los felicito por la calidad del vídeo.

    1. Hola Hernan,
      Gracias por leer el articulo. Tambien me alegra que hayas leído el libro, puedes encontrar muy buenos consejos. ¡Gracias por tus ideas! Trataremos de ponerlas en practica 🙂

      Saludos,
      Lety

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