mayo 24

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Cómo organizar documentos – casa libre de papeles

como organizar documentos

¿Buscas la manera para organizar los documentos? Deshazte de esos papeles innecesarios con ayuda de tu celular y el programa Evernote.

Estoy seguro que esto también te pasa a ti. Llega el día cuando te toca limpiar la casa y te encuentra con tantos documentos, viejos contratos o recibos, que quieres gritar ¡Qué hacer con ellos! Necesitas hacer algo, porque si no, va a tocarte limpiarlo otro día.

Seamos sinceros, aunque queremos tener todo en orden, es casi imposible organizar todos estos papeles. Tampoco puedes ponerlos en la basura, porque nunca sabes cuando vas a necesitarlos.

Ese fue también mi caso, hasta que encontré la manera de archivar, y después botar 80% de mis documentos. Te sorprenderás que tan fácil fue ponerlo en práctica.

¿Quieres saber más de como organizar documentos y tener la casa libre de papeles? Sigue leyendo o ve un vídeo 🙂

Los documentos llegan todo el tiempo y por lo tanto es difícil tenerlos bajo control. Una vez que los guardas pronto hay una gran pila de nuevos papeles. Como resultado, me tomaba bastante tiempo para encontrar un documento, cuando lo necesitaba.

Vivir “sin papeles” me parecía una idea abstracta. He escuchado de esto, pero nunca tomaba en serio esta posibilidad. Hasta que un día decidí darle una oportunidad. 

Ventajas de usar documentos electrónicos

Todo se reduce a cambiar los documentos físicos por versiones electrónicas. Este proceso es bastante fácil y en un momento te lo explicaré con detalles.

Primero quiero compartir contigo 4 ventajas de vivir sin papeles:

  1. Más orden – nunca más estantes, armarios y otros lugares de la casa llenos de papeles.
  2. Ahorra tiempo – es posible encontrar cualquier documento que necesites en unos segundos, lo que no es posible al tener un montón de documentos físicos, incluso cuando los tienes ordenados y agrupados. ¡Ahora encontrar cualquier documento me toma solo 10-20 segundos!
  3. Mayor accesibilidad – al guardar los documentos en un sistema electrónico tienes acceso a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre y cuando tengas un celular o una computadora.
  4. Mayor protección – a menudo los documentos en nuestra casa se destruyen por varios eventos, como fuego, agua o simplemente los botamos por accidente. ¿Quizás tenías la situación, cuando el recibo que necesitabas se desvaneció a sí mismo con el pasar del tiempo? A mi me ha pasado y no es nada agradable. Al tener los documentos guardados en un programa, además en un disco duro y disco externo siento que la “vida” de mis papeles es más segura.

Quiero empezar, ¿que necesito?

Celular + programa de escanear documentos + programa donde guardas los documentos

Casi todo lo que necesitas es un celular con una buena cámara.

Si lo tienes, entonces necesitas un programa dedicado para cambiar tus documentos en su versión electrónica. Por ejemplo con mi Iphone estoy usando Scannable y para mi funciona excelente. Para los celulares con Android recomiendo tratar con ScanBot o CamScanner – he escuchado muchas cosas buenas de estas aplicaciones.-

Recuerda que es posible solo con celulares con una buena cámara, porque escanear los documentos se trata de hacer fotos. Sin embargo, no te preocupes, porque si tienes un celular es muy probable que es suficiente. Instala uno de los programas que he mencionado, escanea un documento y comprueba su calidad.

Evernote – para guardar los documentos

Cuando ya puedes hacer los escanees, de documentos, necesitas el lugar donde vas a guardarlos. Una manera de hacerlo es crear varias carpetas en tu computadora, y poner ahí todos los documentos. Sin embargo, después es bastante complicado encontrar rápido lo que necesitas.

Por esta razón he decidido mantener todos mis documentos en la aplicación Evernote, donde gracias a las opciones de organizar y buscar, puedo fácilmente encontrar todos mis papeles.

Evernote logo

Evernote es un programa que tiene una versión gratuita, pero si quieres usar todas las opciones y poder buscar palabras entre el texto escaneado (función OCR) es necesario comprar su versión Premium. Es la versión que tengo y estoy contento con los resultados. Si decides guardar ahí todos tus documentos te lo recomiendo.

No es posible mostrar en este artículo todo lo que puede hacer este programa, pero voy a mostrar en breve como estoy organizando mis documentos.

Tengo preparado una Libreta donde llegan todos los documentos escaneados. En mi caso esta Libreta se llama “Documentos escaneados” y ahí se guarda cada escan, archivo PDF, o imagen. Todo en forma de una nota.

En Evernote las notas son similares a pedazos de papel en un cuaderno.

Evernote

Pero un momento, ¿entonces cómo puedes manejar y rápido encontrar el documento si todos los tienes en una sola libreta? ¿Es como todos los documentos físicos que tenía en un sólo cajón? Así es, pero aquí con la ayuda vienen las etiquetas.

En lugar de crear estructuras complicadas, prefiero dar a cada nota en Evernote su nombre y etiquetarla con las palabras claves, por ejemplo: recibo, energía, 2014 (año).

Vale la pena prestar especial atención a estas dos cosas cuando guardamos el documento:

  • el nombre de la nota – aquí puedes considerar poner la fecha, junto con el título de documento
  • las etiquetas – puedes añadir a cada nota las palabras que quieres, como tipo de documento, año etc.

Evernote tags

Aunque al principio puede parecer algo difícil, hacerlo me toma solo unos segundos. Después no tengo ningún problema en encontrar cualquier nota que necesito, mediante la búsqueda de títulos, etiquetas, o el texto de la nota (esta opción solo con Evernote Premium).

Todo el tiempo estoy aprendiendo cómo utilizar este programa con mayor eficacia. Además de guardar ahí los escaneos de mis documentos, también es mi lugar favorito para tener otras notas e informaciones.

Por supuesto, Evernote no es la única aplicación dedicada para guardar documentos. Es una que he probado y sé que funciona. Sin embargo, si conoces otro buen programa, déjame saber en los comentarios 🙂

¿Cómo asegurarse de que todo funciona?

Lo que aprendí es que, no es suficiente tener las herramientas para organizar los documentos, lo más importante es desarrollar el hábito de seguir este método y implementarlo en la vida.

¿A qué hábito me refiero?

Para asegurarme que todo funcione bien, sigo estas simples reglas:

  1. Tengo preparado un correo físico – es un lugar donde pongo todos los documentos que vienen a la casa. En mi caso es el cajón del escritorio, (pero bien podría ser otro lugar designado para ese propósito).
  2. Tengo establecido el tiempo para limpiar el correo – cada sábado tomó todos los documentos del cajón para organizarlos (escanear, tirar los innecesarios, poner los demás en su lugar). Creo que una buena idea es hacerlo una vez por semana o dos veces por semanas y establecer este tiempo en un calendario para no olvidarlo (Es más efectivo cuando se hace con frecuencia).
  3. Mantengo mi correo en cero – es muy importante bajar (reducir) el inbox a cero cuando llega el tiempo de limpiarlo, lo que significa que este día me pongo a organizar los documentos, hasta que no queda ni uno en mi cajón.

Limpiar documentos

¿Cómo organizarlos cuando llega la hora determinada en nuestro calendario?

  • Hacer escaneos de todos los documentos y guardarlos en un programa
  • Guardar en un lugar preparado y seguro los documentos como acta de matrimonio, actas oficiales o documentos con sello, que no podemos botar (normalmente hay muy pocos de ellos)
  • Poner en la papelera todos los demás que son innecesarios (tenemos la copia electrónica de ellos)

Gracias a que sigo estos pasos mis documentos son siempre organizados y no me siento estresado de perder algo importante 🙂

Palabras finales

Este es mi sistema de organizar los documentos y vivir sin papeles innecesarios en la casa. Me gustaría saber cual es tu opinión sobre este método. ¿Has practicando algo similar, o tal vez estás pensando en probarlo? Constantemente trato de mejorar mi sistema y sería de ayuda saber tus ideas.

También, estaré agradecido si puedes compartir este artículo con los demás. Tal vez para algunos de tus amigos podría ser una solución para poner en orden sus papeles. Gracias por cada compartir y comentario, eso me ayuda para llegar a más personas 🙂


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  1. Gracias por el artículo, tengo Evernote, adquiriré el programa Scannable y manos a la obra. Pregunta: para guardar estos documentos fuera de la computadora, ¿cuál es mejor, un disco duro externo o un pendrive?

    1. Hola Mandy,
      un disco externo es definitivamente mejor, ya que es más durable que un pendrive, sin embargo, si no tienes uno es bueno guardarlo en un pendrive o en un disco virtual, como Dropbox. Saludos

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